Si bien el correo electrónico sutilmente empieza a ser reemplazado -en empresas más intrépidas- por herramientas o canales alternativos (por ejemplo: Yammer: The Enterprise Social Network), considero que contar con una breve referencia de cómo redactar un correo electrónico aplicando buenas prácticas, puede marcar una gran diferencia respecto de lo que necesitamos que se produzca.
Aunque el correo electrónico nos acompaña hace mucho tiempo y sigue siendo un canal importante para establecer comunicaciones a distancia, no hemos sido entrenados para un buen uso del mismo, ello ha generado una serie de vicios en algunos aspectos y formas diversas de utilizarlo. Su uso responde a estilos más individuales, que si bien se han ido "viralizando" con el tiempo, no han logrado establecer un estándar universal.
A menudo no le prestamos atención a los aspectos prácticos del correo electrónico, si bien, escribimos lo que queremos decir a veces no llegamos a ser tan precisos en eso. Además, tampoco pensamos si la persona que recibe el mensaje realmente entenderá lo que le queremos decir o si le dará la prioridad necesaria a nuestro requerimiento:
Algunas consideraciones básicas para ello:
1.- El cuerpo del correo: es lo primero que debería ocuparse al momento de redactar un mensaje, en este espacio colocas el propósito del correo, que en definitiva es la acción que requieres. Lo que implica definir claramente lo que se necesita, con condiciones de satisfacción; vale decir, características, lugar, plazos, etc. Por ejemplo, enviar un requerimiento sin definir la fecha de entrega, no permite a mi destinatario saber cuándo debe trabajar en esa tarea. Por otro lado, estas características además de facilitar el entendimiento del trabajo que debe realizarse, permitirá posteriormente evaluar la calidad de esta actividad. No se podría emitir un juicio respecto del trabajo realizado, sin antes haber definido claramente lo que se necesitaba.
2.- Línea Adjunto: en el formato de correo tenemos un espacio definido para incluir la información necesaria, ya sea un archivo, anexo o cualquier otro documento que debemos adjuntar. La idea es percatarnos de enviarla para que el mensaje no regrese a nosotros con las frases típicas: “No adjuntaste nada”, “Genial pero no enviaste el archivo”, “Puedes enviar el archivo que te olvidaste”.
3.- El campo Asunto: es uno de los más críticos, este espacio nos sirve para generar el impacto deseado sobre lo que queremos comunicar. Aquí debemos resumir el contenido de nuestro correo y bajo una sintáxis efectiva: verbo + palabra clave del contenido + condición de satisfacción. La idea que al inicio coloquemos un verbo que invite a la persona a realizar aquello que tú necesitas, ya sea: dar respuesta, leer, diseñar, revisar, etc.
4.- Los campos “Para, CC, CCO”: estos son vitales. La línea “Para” determina al responsable de la acción, es decir, si colocas el nombre de una persona en esa línea le estas diciendo que se haga cargo de lo que estás solicitando.
5.- La línea CC: representa una relevancia menor respecto de quién debe realizar la actividad. Una persona que va en esta línea no es quien debe realizar el pedido que estás haciendo, el mensaje es “quiero que sepas lo que pasa, aunque probablemente no tengas que hacer algo al respecto”.
6.- La línea CCO: este es un espacio que en muchos casos genera polémica, al menos eso nos ha sucedido cada vez que conversamos con nuestros clientes. El fin principal es guardar la confidencialidad de las direcciones de correo, sobre todo cuando enviamos un correo masivo a personas de distintas empresas, al ir en CCO y en la línea Para, colocar nuestra dirección de correo, no habrá riesgo alguno ya que ninguna de las personas, aunque "responda a todos" expondrá su dirección de correo de forma pública porque el mensaje llegará solo a la persona que se encuentra en la línea Para, que en este caso eres tú mismo.
7.- El tipo, color, tamaño de letra y ortografía tampoco dejan de ser protagonistas. Lo ideal aquí es utilizar una letra que sea legible, recuerden que las mayúsculas pueden entenderse (para algunos) como grito. El color también debe facilitar la lectura, lo mismo que el tamaño que no sea mayor a 13 ni menor a 8, y verificar siempre con tu corrector ortográfico que las palabras estén bien escritas.
Como verás, un par de minutos para configurar el correo que envías pueden marcar la diferencia. Son detalles mínimos que terminan no siéndolo tanto, porque en la medida que tu mensaje se entienda, que adjuntes la información necesaria y que tu asunto permita que la persona que recibe el correo pueda planificarse, pues ¡habrás ganado mucho!
Es preciso mencionar también que contar con esta herramienta (correo electrónico) no significa que tengamos que usarla para todo, recuerda que el correo electrónico es asincrónico. La velocidad, tiempo y urgencia, son variables que tenemos que considerar al momento de desarrollar nuestras conversaciones, así como también lo estratégico que pueda ser cierto mensaje que queremos entregar, algunas veces si necesitas abrirte paso rápidamente o una respuesta inmedita es mejor un llamado telefónico o la conversación cara a cara.
Algo que no debemos perder de vista, y por ello el orden en el que fueron descritos estos aspectos prácticos, es la secuencia al momento de redactar el correo. Lo primero que escribimos es nuestro propósito con la acción involucrada y lo último que completamos son los destinatarios. Así, evitarás que tu correo pueda ir con faltas de ortografía o escrito a la mitad, si por una casualidad aprietas la tecla incorrecta.
¿Cómo es que redactas tus correos? ¿Tienes alguna práctica que puedas compartir?
