+People

Lo que muestran las encuestas realizadas por +people es que los altos ejecutivos, directores de empresas, algunos con MBA y títulos pomposos, expertos y especialistas de alto nivel, destina más de 3 horas preciadas en lo que consideran su actividad core del día, revisar el correo.

Tal vez suene algo exagerado, pero la realidad es así. Las empresas no se han dado cuenta de la cantidad de tiempo y por ende de dinero que están desperdiciando. Es más, les entregan dispositivos para que puedan estar siempre revisando sus correos 24/7.

Por esta razón, tenemos el desafío de "desenmascarar" el correo electrónico y la idea es demostrar que le prestamos más atención de la que en verdad se merece (el señor Frederick Taylor estaría muy contento con el análisis que haremos).

1.- Supongamos que somos una gran empresa con cerca de 2.000 empleados activos en el uso del correo. Si aceptamos como válido el dato de que pasamos al menos 3 horas diarias en el correo y las multiplicamos por un valor promedio de hora hombre de USD 70, el total de dinero en esta actividad es de: USD 92.400.000 al año!!!! No esta viendo mal, es un monto descabellado y parece que a nadie le importa.

2.- De todas formas, aunque la cifra es enorme, cada uno de nosotros encontrará mil justificaciones para seguir revisando correos, por lo mismo creemos fundamental demostrarle que no recibe "tantos" correos importantes como para destinarle tanto tiempo.

Para esto le pedimos que de su "bandeja de entrada" resalte (en Outlook puede utilizar la funcionalidad colorear los correos con cierto tipo de condición) aquellos correos donde nuestro nombre aparece únicamente en el PARA. Se dará cuenta que son los menos, el resto de emails le llegan a usted porque va copiado (CC) o también lo ponen en el PARA, pero al lado de más personas.

3.- Ya se lo que dirá, que es muy importante el estar atento a todos los correos. Quiero demostrarle que el tiempo no le alcanzará, así que tiene que decidir qué correos revisar.
Suponga que recibe 150 correos por día, para algunos es un número bajo. De acuerdo a estudios realizados por expertos en productividad (Sally McGhee, Davi Allen) se demostró que sólo el 20% de los correos recibidos son de relevancia para lo que hacemos, por ende, 120 correos son susceptibles de ser borrados o al menos, no requieren de ser revisados con prioridad. Si nos damos un promedio de 5 minutos por correo, tanto para leerlo y tomar alguna acción, la revisión llevaría unas 10 horas.

Estoy convencido que al revisar el último mail ni se acordará del primer correo que miró a primera hora, entonces qué sentido tiene abrumarse con toda esa información. Si alguien necesita ubicarlo urgente, podrá llamarlo por teléfono.

4.- Si logramos disminuir a sólo 2 horas la revisión de correos y más encima aprendemos cierta metodología para procesarlos, por ejemplo la técnica de las 4D's (por sus siglas en inglés Delete, Delegate, Respond, Defer, Do), el ahorro sería de USD 30.800.000.

Lo más importante es tener en cuenta que la hora restante la podríamos destinar a trabajar en nuestros objetivos, en conversaciones claves y/o reflexionar sobre acciones estratégicas.

La idea es que el correo deje de ser ese instrumento por el cual nuestro stress y estado de ansiedad aumente cada vez que decidimos revisarlo.
“Diseña un estilo de vida ideal y encuentra algo más que hacer aparte de dejar que tu cerebro se seque con la bandeja de entrada”. Tim Ferris.